CRM vorhanden, aber kaum gepflegt
Deals werden spät, unvollständig oder gar nicht erfasst. Wichtige Informationen stehen in E-Mails und Köpfen statt im System.
z. B. weniger als 60 % der offenen Deals vollständig gepflegt
Für Geschäftsführer, die ihren Vertrieb an Zahlen führen wollen
CRM-Beratung für den Mittelstand: erst das Fundament, dann KI
Unsere Experten erleben vor Ort, wie dein Team tatsächlich mit dem CRM arbeitet, und legen mit dir fest, wie es den Vertrieb abbilden muss: Pipeline-Phasen, Eintrittskriterien, Pflichtfelder und Kennzahlen, die die Geschäftsführung wirklich nutzt. KI setzen wir dort ein, wo saubere Daten und Abläufe sie tragen.
- CRM & Vertriebsprozesse mit klaren Vertriebsphasen
- KPI-Dashboard und Steuerungsmeeting für die GF
- KI-Automatisierung erst nach dem Fundament
Säule 03 im Zenthara Revenue & Leadership System
CRM, Vertriebsprozesse & KI
Erst das Fundament, dann Automatisierung.
- Format
- 1:1, Team & Geschäftsführung
- Team
- Experten mit festem Ansprechpartner
- Ort
- vor Ort in deinem Unternehmen, DACH
Was ist CRM-Beratung im Vertrieb?
CRM-Beratung im Vertrieb ist die fachliche Gestaltung, wie ein CRM den Vertriebsprozess abbildet: Pipeline-Phasen mit Eintrittskriterien, Pflichtfelder, Regeln zur Datenpflege und Kennzahlen für die Steuerung. Sie legt fest, welche Informationen wann erfasst werden, damit Forecasts belastbar sind. Die technische Einrichtung im System ist ein eigener Schritt, der auf dieser Architektur aufbaut.
Viele B2B-Unternehmen haben ein CRM, aber kein gemeinsames Verständnis davon, was darin stehen muss. Phasen bedeuten für jeden Verkäufer etwas anderes, Deals werden unvollständig gepflegt, und der Forecast ist am Ende ein Bauchgefühl. Unsere CRM Beratung für den Vertrieb setzt deshalb nicht beim Werkzeug an, sondern beim Prozess: Welche Phasen durchläuft ein Kunde, was muss erfüllt sein, damit ein Deal in die nächste Phase wechselt, und welche Pflichtfelder braucht die Geschäftsführung, um daraus Entscheidungen abzuleiten?
Auf dieser Grundlage entstehen Vertriebskennzahlen, die tatsächlich steuern: Anzahl und Wert der Deals je Phase, Umwandlungsquoten, Zykluszeiten und Abschlussquote. Wir definieren ein Sales Dashboard für die Geschäftsführung und ein regelmäßiges Steuerungsmeeting, in dem Pipeline und Maßnahmen besprochen werden. Regeln zur Datenpflege und Pipeline-Hygiene sorgen dafür, dass die Zahlen belastbar bleiben. Die technische Einrichtung übernimmt dein Team oder dein CRM-Dienstleister nach unseren fachlichen Vorgaben. Wir begleiten die Umsetzung und beraten bei der Auswahl ergänzender Werkzeuge.
Erst das Fundament aus Prozessen, Leitfäden und Ownership, dann KI. KI im Vertrieb verstärkt, was bereits da ist: Mit sauberem Prozess und gepflegten Daten helfen KI-Werkzeuge etwa bei Gesprächszusammenfassungen, Nachfass-Entwürfen oder Hinweisen auf stockende Deals in der Pipeline. Ohne dieses Fundament automatisiert KI vor allem das Chaos. CRM, Kennzahlen und KI bilden die Säule 03 des Zenthara Revenue & Leadership System: CRM, Vertriebsprozesse & KI.
Woran du merkst, dass es Zeit ist
Pipeline-Phasen ohne klare Kriterien
Was „qualifiziert“ oder „Angebot“ bedeutet, entscheidet jeder selbst. Deals bleiben monatelang in derselben Phase stehen.
z. B. viele Deals ohne Aktivität seit über 30 Tagen
Der Forecast ist ein Bauchgefühl
Die Geschäftsführung kann nicht verlässlich sagen, welcher Umsatz im nächsten Quartal kommt. Personal- und Investitionsentscheidungen stehen auf unsicherer Basis.
z. B. Forecast-Abweichung von mehr als ± 25 %
KI-Tools ohne spürbare Wirkung
Es wurden Werkzeuge eingeführt, die im Alltag kaum genutzt werden. Ohne sauberen Prozess und gepflegte Daten liefern sie keine verwertbaren Ergebnisse.
z. B. weniger als die Hälfte des Teams nutzt eingeführte Tools wöchentlich
Vom Datenchaos zur Steuerung an Kennzahlen
Wir bauen CRM-Struktur und Reporting in der Reihenfolge auf, in der sie aufeinander aufbauen: Prozess, Architektur, Kennzahlen, Steuerung und erst danach Automatisierung.
Woche 1–2
Kick-off & CRM-Bestandsaufnahme vor Ort
Unsere Experten kommen zu dir ins Unternehmen und sehen sich im laufenden Betrieb an, wie dein Team mit dem CRM arbeitet, inklusive Datenqualität, Feldern und bisherigen Berichten. Gemeinsam klären wir, welche Entscheidungen die Geschäftsführung aus den Zahlen ableiten will.
- Bestandsaufnahme von Datenqualität und Feldern
- Liste der Steuerungsfragen der GF
- Priorisierte Lücken im Ist-Zustand
Woche 3–6
Prozess & Pipeline-Phasen
Wir definieren die Phasen vom Erstkontakt bis zum Abschluss mit Eintritts- und Übergabekriterien. Jede Phase erhält eine klare Verantwortung im Team.
- Pipeline-Phasen mit Eintrittskriterien
- Übergabekriterien zwischen den Rollen
- Verantwortlichkeiten je Phase
Monat 2–3
CRM & Vertriebsprozesse festlegen
Wir legen Pflichtfelder, Datenpflege-Regeln und Pipeline-Hygiene fest und übergeben eine fachliche Spezifikation. Die technische Einrichtung übernimmt dein Team oder dein CRM-Dienstleister; wir begleiten die Umsetzung.
- Fachliche CRM-Spezifikation
- Pflichtfelder und Datenpflege-Regeln
- Checkliste für die Pipeline-Hygiene
Monat 3–4
Kennzahlen & Steuerungsmeeting
Wir definieren die Vertriebskennzahlen und die Anforderungen an ein Sales Dashboard für die Geschäftsführung. Ein regelmäßiges Steuerungsmeeting mit fester Agenda macht die Zahlen zur Grundlage von Entscheidungen.
- KPI-Set mit Definitionen
- Anforderungen an das Sales Dashboard
- Agenda für das Steuerungsmeeting
Monat 4–6
KI-Einsatz nach dem Fundament
Wenn Prozess und Datenpflege stabil laufen, prüfen wir, wo KI im Vertrieb echten Nutzen stiftet, etwa bei Gesprächszusammenfassungen, Nachfass-Entwürfen oder Pipeline-Hinweisen. Bei der Auswahl passender Werkzeuge beraten wir dich.
- Priorisierte KI-Anwendungsfälle
- Kriterien zur Auswahl ergänzender Werkzeuge
- Regeln für den KI-Einsatz im Alltag
Was du nach 30, 60 und 90 Tagen schwarz auf weiß hast
30 Tage
Der Prozess ist definiert
- Bestandsaufnahme deines CRM
- Pipeline-Phasen mit Eintrittskriterien
- Verantwortlichkeiten je Phase
- Steuerungsfragen der Geschäftsführung
60 Tage
Die Architektur liegt vor
- Fachliche CRM-Spezifikation für die Einrichtung
- Pflichtfelder und Datenpflege-Regeln
- Checkliste für die Pipeline-Hygiene
- Definiertes KPI-Set
90 Tage
Steuerung an Kennzahlen
- Anforderungen an das Sales Dashboard
- Feste Agenda für das Steuerungsmeeting
- Erste Auswertung der Pipeline nach den neuen Regeln
- Priorisierte Liste möglicher KI-Anwendungsfälle
Diese Ergebnisse gehören am Ende dir
- Pipeline-Phasen mit Eintritts- und Übergabekriterien
- Fachliche CRM-Spezifikation mit Pflichtfeldern
- Regeln für Datenpflege und Pipeline-Hygiene
- KPI-Set mit Definitionen und Zielwerten
- Anforderungen an das Sales Dashboard der Geschäftsführung
- Agenda und Ablauf des Steuerungsmeetings
- Priorisierte KI-Anwendungsfälle für den Vertrieb
- Kriterien zur Auswahl ergänzender Werkzeuge
Ehrlich abgegrenzt
- Keine technische Einrichtung, Konfiguration oder Administration des CRM und anderer Systeme. Das übernimmt dein Team oder dein IT- bzw. CRM-Dienstleister nach unseren fachlichen Vorgaben.
- Keine KI-Tools als Selbstzweck: Automatisierung empfehlen wir erst, wenn Prozess und Datenpflege stabil laufen.
- Keine Datenbeschaffung: Adressdaten und Kontakte beschafft dein Unternehmen.
Ein typischer Projektverlauf
So sieht CRM, Kennzahlen & KI in einem inhabergeführten B2B-Unternehmen aus: vom Engpass über die Bausteine bis zu den Kennzahlen, an denen wir die Zusammenarbeit messen.
Illustrativer Verlauf auf Basis typischer Ausgangslagen; Kennzahlen zeigen Ausgangswerte und vereinbarte Zielkorridore.
Vertriebsteam an Kennzahlen führen
Ausgangslage
Ein Team von sechs Verkäufern mit CRM, aber ohne gemeinsame Phasen. Forecasts waren Bauchgefühl, neue Kollegen brauchten fast ein Jahr bis zur vollen Leistung.
Engpass: Steuerung und Einarbeitung
Zenthara-Bausteine
- Pipeline-Phasen mit Übergabekriterien und KPI-Reporting
- Zielvereinbarungen und monatliche Leistungsgespräche
- Strukturierte 90-Tage-Einarbeitung
Kennzahl: Ausgangslage → Zielkorridor
- Forecast-Abweichung± 35 %± 10 %
- Einarbeitung bis Zielumsatz11 Mon.≤ 6 Mon.
- Gepflegte Deals im CRM55 %95 %+
Häufige Fragen zu CRM, Kennzahlen & KI
Richtet die Zenthara Group unser CRM technisch ein?
Nein. Wir liefern die fachliche Architektur und die Anforderungen: Pipeline-Phasen, Eintritts- und Übergabekriterien, Pflichtfelder, Datenpflege-Regeln, Kennzahlen und Reporting. Die technische Einrichtung, Konfiguration und Administration übernimmt dein Team oder dein IT- bzw. CRM-Dienstleister. Wir begleiten die Umsetzung, beantworten fachliche Fragen und prüfen, ob das Ergebnis den Vorgaben entspricht. Bei der Auswahl ergänzender Werkzeuge beraten wir dich.
Welches CRM-System empfehlt ihr?
Die Systemfrage kommt nach der Prozessfrage. Viele Probleme entstehen nicht durch das falsche CRM, sondern durch fehlende Phasen, Kriterien und Pflegeregeln. Deshalb definieren wir zuerst die fachlichen Anforderungen. Hast du bereits ein CRM, prüfen wir, ob es diese Anforderungen abbilden kann. Bei der Auswahl ergänzender Werkzeuge beraten wir dich; Einrichtung und Administration übernimmt dein Team oder dein Dienstleister.
Welche Vertriebskennzahlen sollte die Geschäftsführung kennen?
Für die Steuerung reichen meist wenige Kennzahlen: Anzahl und Wert der Deals je Pipeline-Phase, Umwandlungsquoten zwischen den Phasen, durchschnittliche Zykluszeit, Abschlussquote und Forecast-Abweichung. Entscheidend ist, dass jede Kennzahl sauber definiert ist und aus gepflegten CRM-Daten entsteht. Ein Beispiel-Cockpit mit acht Kennzahlen beschreiben wir im Wissens-Artikel „Vertriebskennzahlen für Geschäftsführer“. Wir legen das KPI-Set mit dir fest, beschreiben die Anforderungen an ein Sales Dashboard und verankern die Zahlen in einem regelmäßigen Steuerungsmeeting.
Wie setzt die Zenthara Group KI im Vertrieb ein?
Erst das Fundament aus Prozessen, Leitfäden und Ownership, dann KI. Wenn Phasen, Pflichtfelder und Datenpflege stabil laufen, kann KI im Vertrieb echten Nutzen stiften: etwa bei Zusammenfassungen von Kundengesprächen, Entwürfen für Nachfass-E-Mails oder Hinweisen auf stockende Deals in der Pipeline. Ohne dieses Fundament automatisiert KI vor allem das Chaos. Wir priorisieren Anwendungsfälle und beraten bei der Auswahl passender Werkzeuge.
Wie läuft die Zusammenarbeit ab und wie lange dauert der Aufbau?
Unsere Experten kommen zu dir ins Unternehmen und erleben, wie Pipeline und Datenpflege im Alltag tatsächlich laufen, statt sich auf Schilderungen zu verlassen. Dabei bringen sie Erfahrung aus vielen Vertriebsteams mit; die Lösung entsteht trotzdem individuell für deinen Prozess. Zwischen den Terminen vor Ort begleiten wir dich digital. Pipeline-Phasen stehen meist in den ersten Wochen, CRM-Spezifikation und KPI-Set in den Monaten zwei bis drei; wie schnell die technische Umsetzung folgt, hängt von deinem Team oder CRM-Dienstleister ab. Der Einstieg beginnt mit einer Erstberatung.
Was passiert im Steuerungsmeeting?
Im Steuerungsmeeting werden in festem Rhythmus Pipeline, Kennzahlen und vereinbarte Maßnahmen besprochen. Grundlage sind die Daten aus dem CRM und das Dashboard der Geschäftsführung. Abweichungen werden benannt, Ursachen geklärt und nächste Schritte mit Verantwortlichen festgelegt. Die Entscheidungen bleiben bei der Geschäftsführung.
Weiterführendes Wissen
CRM, Prozesse & KIKI im Vertrieb sinnvoll einsetzen: Warum Automatisierung ohne saubere CRM-Prozesse scheitert (inkl. Architektur-Blueprint)CRM, Prozesse & KIVertriebskennzahlen für Geschäftsführer: Das KPI-Cockpit mit 8 Kennzahlen für den B2B-VertriebLeadership & TeamVertriebsmeeting richtig führen: Agenda, Rhythmus und Regeln für ein wirksames Sales Meeting
Das greift ineinander
Säule 01Unternehmensberatung VertriebUnsere Experten kommen zu dir ins Unternehmen, erleben deinen Vertrieb im laufenden Betrieb und klären mit dir, wen du gewinnen willst, mit welcher Botschaft und zu welchem Preis. Daraus entsteht ein Vertriebsprozess, nach dem dein Team verkauft: Strategie und Umsetzung aus einer Hand, von der Zielgruppe bis zum Gesprächsleitfaden.Säule 04Vertriebsaufbau & SkalierungWir unterstützen dich dabei, Abschlüsse schrittweise an dein Team zu übergeben, die richtigen Verkäufer auszuwählen und sie strukturiert einzuarbeiten. Mit Zielvereinbarungen, Leistungsgesprächen und klaren Führungsstrukturen wird aus Einzelleistung ein Vertrieb, der mit deinem Unternehmen wächst.
Machen wir deine Pipeline steuerbar.
In der Erstberatung klären wir, wo du stehst, was dich bremst und ob wir der richtige Partner sind. Ehrlich und ohne Abschlussdruck.
- Vertraulich
- Du sprichst direkt mit einem unserer Experten
